Survey Lapangan di Beberapa Titik IKN dalam Sehari: Bagaimana Mengatur Kendaraan agar Waktu Tidak Terbuang?

Survey lapangan sering kali terlihat sederhana di atas jadwal kerja: berangkat pagi, mendatangi beberapa lokasi, mengambil data, melakukan pengecekan, lalu kembali. Namun, pelaksanaannya bisa jauh berbeda. Satu titik membutuhkan waktu lebih lama untuk diperiksa, lokasi berikutnya ternyata tidak berada dalam satu jalur perjalanan, atau tim harus kembali ke tempat yang sebelumnya sudah dilewati karena ada data yang tertinggal.

Di kawasan Ibu Kota Nusantara (IKN), perencanaan perjalanan menjadi bagian penting dari pekerjaan lapangan. Aktivitas peninjauan pembangunan, pemeriksaan infrastruktur, pendataan lokasi, hingga koordinasi proyek membutuhkan mobilitas yang teratur.

Persoalannya bukan hanya bagaimana tim bisa mencapai semua lokasi, tetapi bagaimana setiap perjalanan mendukung pekerjaan tanpa menghabiskan waktu yang seharusnya digunakan untuk melakukan survey.

Jangan Menyusun Rute Hanya Berdasarkan Jumlah Lokasi

Kesalahan yang sering terjadi ketika merencanakan survey adalah menganggap lima titik pemeriksaan bisa diselesaikan dengan membagi waktu kerja menjadi lima bagian. Padahal, setiap lokasi memiliki kebutuhan yang berbeda.

Lokasi pertama mungkin hanya membutuhkan pemeriksaan visual selama 20 menit. Lokasi kedua bisa memerlukan pengukuran, dokumentasi, dan diskusi dengan pihak setempat selama satu jam. Sementara itu, lokasi ketiga mungkin baru dapat diperiksa setelah personel terkait tiba.

Karena itu, sebelum menentukan kendaraan dan jam keberangkatan, kelompokkan lokasi berdasarkan tiga hal: kedekatan geografis, durasi pemeriksaan, dan ketergantungan antaragenda.

Misalnya, tim harus memeriksa kondisi akses jalan, mengecek progres pekerjaan di dua lokasi, dan bertemu dengan pengelola proyek. Pemeriksaan akses jalan dapat dilakukan lebih dahulu saat tim bergerak menuju area pekerjaan. Setelah itu, dua lokasi proyek dikelompokkan berdasarkan rute yang paling masuk akal. Pertemuan dengan pengelola dijadwalkan pada waktu yang sudah disepakati.

Cara ini lebih efektif daripada mendatangi lokasi sesuai urutan daftar yang dibuat di kantor, tanpa mempertimbangkan posisi setiap titik.

Prinsipnya, urutan survey sebaiknya mengikuti kebutuhan pekerjaan dan kondisi rute, bukan sekadar urutan nama lokasi.

Hitung Waktu Perjalanan dan Waktu Kerja Secara Terpisah

Salah satu penyebab jadwal survey meleset adalah waktu perjalanan dianggap sebagai satu-satunya komponen yang perlu diperhitungkan. Padahal, setelah tiba di lokasi, tim masih perlu mencari titik pemeriksaan, berkoordinasi, menyiapkan peralatan, dan menyelesaikan dokumentasi.

Sebelum berangkat, buat estimasi waktu dengan membedakan empat komponen:

1. Waktu perjalanan: durasi dari titik keberangkatan menuju lokasi pertama dan perjalanan antarlokasi.
2. Waktu pemeriksaan: durasi yang benar-benar digunakan untuk inspeksi, pengukuran, wawancara, atau pendataan.
3. Waktu transisi: waktu untuk parkir, menyiapkan alat, berpindah antaranggota tim, dan berkoordinasi.
4. Waktu cadangan: ruang untuk mengantisipasi keterlambatan, perubahan akses, cuaca, atau pemeriksaan tambahan.

Sebagai ilustrasi, tim memiliki agenda delapan jam kerja dengan empat lokasi pemeriksaan. Jika total waktu perjalanan diperkirakan dua jam, jangan langsung menganggap enam jam sisanya dapat digunakan sepenuhnya untuk survey. Sebagian waktu masih dibutuhkan untuk transisi dan kemungkinan perubahan kondisi di lapangan.

Angka perjalanan juga sebaiknya tidak diambil hanya dari estimasi aplikasi navigasi. Periksa rute aktual, kondisi akses terakhir, lokasi titik masuk, serta informasi operasional yang relevan sebelum hari keberangkatan.

Untuk kegiatan yang melibatkan beberapa pihak, konfirmasikan jadwal setiap lokasi terlebih dahulu. Tim tidak perlu tiba terlalu awal di satu tempat jika penanggung jawab belum tersedia, sementara lokasi lain sebenarnya dapat diperiksa lebih dahulu.

Satu Kendaraan atau Beberapa Kendaraan?

Jumlah anggota tim bukan satu-satunya dasar untuk menentukan armada. Hal yang lebih penting adalah apakah seluruh anggota harus bergerak bersama atau memiliki agenda yang dapat dilakukan secara terpisah.

Satu kendaraan dapat lebih efisien jika:

• Seluruh anggota harus berada di lokasi yang sama untuk melakukan pemeriksaan.
• Peralatan survey perlu dibawa bersama.
• Tim perlu berdiskusi langsung selama perpindahan antarlokasi.
• Seluruh agenda mengikuti satu rute dan satu jadwal.

Sementara itu, dua kendaraan dapat dipertimbangkan jika:

• Tim dibagi menjadi dua kelompok dengan lokasi pemeriksaan berbeda.
• Kedua kelompok memiliki jadwal yang tidak saling bergantung.
• Memisahkan perjalanan benar-benar menghemat waktu dibandingkan menunggu satu kelompok menyelesaikan pekerjaan.
• Biaya tambahan kendaraan sebanding dengan manfaat operasional yang diperoleh.

Contohnya, enam personel harus memeriksa empat titik. Jika seluruh personel diperlukan pada setiap titik, menggunakan satu kendaraan dengan kapasitas memadai mungkin lebih praktis. Namun, apabila tiga personel bertugas memeriksa kondisi jalan sementara tiga lainnya melakukan pendataan di lokasi berbeda, dua kendaraan bisa memberi fleksibilitas lebih besar.

Meski demikian, jangan langsung menyimpulkan bahwa dua kendaraan selalu lebih cepat. Biaya sewa, koordinasi antartim, kebutuhan komunikasi, dan kemungkinan kedua kelompok harus bertemu kembali tetap perlu diperhitungkan.

Pilih Kendaraan Berdasarkan Pekerjaan, Bukan Sekadar Kenyamanan

Kendaraan untuk survey lapangan perlu disesuaikan dengan karakter perjalanan. Mobil penumpang biasa dapat memadai untuk perjalanan antarkantor dan pemeriksaan lokasi yang aksesnya sesuai. Namun, kebutuhan dapat berubah ketika tim membawa banyak peralatan, mengangkut beberapa personel, atau menuju area kerja dengan kondisi akses tertentu.

Sebelum memesan kendaraan, pastikan beberapa hal berikut:

• Jumlah personel: hitung seluruh anggota yang ikut, termasuk personel pendamping atau pihak yang dijemput di tengah perjalanan.
• Peralatan: perhitungkan ruang untuk alat ukur, laptop, dokumen, kamera, perlengkapan keselamatan, dan barang bawaan lainnya.
• Karakter akses: pastikan kendaraan sesuai dengan kondisi jalan yang akan dilalui. Jangan menganggap semua titik di wilayah IKN memiliki karakter akses yang sama.
• Durasi penggunaan: sesuaikan masa sewa dengan jadwal kerja, termasuk kemungkinan pekerjaan selesai lebih lambat dari perkiraan.
• Pengemudi: pertimbangkan kebutuhan pengemudi yang memahami rute dan dapat fokus pada perjalanan, terutama jika tim perlu mempersiapkan data atau melakukan koordinasi selama perjalanan.

Jika perjalanan melibatkan beberapa lokasi dengan kondisi akses berbeda, konfirmasikan rute dan kebutuhan kendaraan kepada penyedia rental sejak awal. Informasi ini membantu penyedia menentukan unit yang sesuai, tetapi keputusan akhir tetap perlu mempertimbangkan kondisi jalan dan ketentuan akses yang berlaku di lokasi tujuan.

Siapkan Rencana Cadangan untuk Perubahan di Lapangan

Jadwal yang tersusun rapi belum tentu berjalan sesuai rencana. Pemeriksaan bisa berlangsung lebih lama karena temuan baru, narahubung belum tersedia, atau akses ke lokasi perlu dikonfirmasi kembali.

Daripada mengubah seluruh agenda setiap kali terjadi keterlambatan, tentukan sejak awal lokasi mana yang wajib didatangi dan mana yang masih bisa dijadwalkan ulang.

Misalnya, pemeriksaan yang menjadi dasar keputusan proyek harus diprioritaskan. Dokumentasi tambahan yang tidak mendesak dapat dilakukan jika waktu masih tersedia. Jika satu lokasi tidak bisa diakses, tim dapat melanjutkan ke titik lain yang sudah dikonfirmasi, kemudian menjadwalkan ulang pemeriksaan tersebut.

Tetapkan juga satu orang sebagai koordinator perjalanan. Tugasnya bukan hanya memantau pengemudi, tetapi memastikan perubahan jadwal diketahui seluruh anggota, menghubungi penanggung jawab lokasi, dan menjaga agar keputusan di lapangan tidak membuat tim kehilangan arah.

Sebelum berangkat, simpan alamat atau titik koordinat setiap lokasi, nomor kontak penanggung jawab, serta dokumen yang diperlukan. Untuk kawasan dengan aturan akses tertentu, lakukan konfirmasi lebih dahulu dan ikuti arahan petugas.

Contoh Pembagian Jadwal Survey dalam Sehari

Berikut ilustrasi pembagian waktu untuk tim yang berangkat dari Balikpapan dan harus mengunjungi beberapa lokasi di kawasan IKN. Ini bukan estimasi waktu tempuh aktual atau jaminan bahwa seluruh titik dapat dikunjungi dalam satu hari; jadwal harus disesuaikan dengan titik keberangkatan, lokasi pemeriksaan, kondisi jalan, serta izin atau akses yang diperlukan.

Jadwal tersebut sengaja tidak menetapkan jam tiba yang pasti di setiap titik. Untuk perjalanan lapangan, estimasi yang realistis jauh lebih berguna daripada jadwal yang terlihat padat tetapi tidak memperhitungkan kondisi sebenarnya.

Jika lokasi terlalu berjauhan atau pemeriksaan membutuhkan waktu panjang, lebih baik mengurangi jumlah titik yang dikunjungi daripada memaksakan seluruh agenda dan menghasilkan pemeriksaan yang tidak optimal.

Efisiensi Dimulai Sebelum Kendaraan Berangkat

Survey lapangan yang efektif bukan berarti tim harus bergerak secepat mungkin. Efisiensi justru tercapai ketika perjalanan, pembagian tugas, pemilihan kendaraan, dan waktu pemeriksaan direncanakan sebagai satu rangkaian pekerjaan.

Sebelum hari pelaksanaan, pastikan daftar lokasi sudah terverifikasi, urutan rute masuk akal, durasi setiap pemeriksaan realistis, kendaraan sesuai kebutuhan, dan seluruh anggota memahami prioritas kerja. Dengan persiapan tersebut, waktu perjalanan dapat dimanfaatkan dengan lebih baik dan risiko perubahan jadwal dapat dikendalikan.

Bagi perusahaan atau tim proyek yang membutuhkan kendaraan untuk survey lapangan di Balikpapan dan perjalanan menuju IKN, Rental Kaltim dapat menjadi salah satu pilihan untuk mendukung kebutuhan mobilitas kerja. Sesuaikan pilihan kendaraan dengan jumlah personel, barang bawaan, durasi penggunaan, dan karakter akses lokasi agar perjalanan lebih terencana.

Rencanakan kebutuhan kendaraan sebelum hari survey, sehingga tim dapat lebih fokus pada pekerjaan di lapangan, bukan menghabiskan waktu untuk mengatur ulang perjalanan.